Bir yöneticinin başarısı, ekip üyelerinin yetkinliği, motivasyonu, tutkulu çalışmaları ve istekli olmalarıyla doğru orantılıdır. Ekibini geliştiren, onları kendi vizyonu ve hedeflerine ortak eden, ekibine davranışları ve tutumu ile örnek olan, bilgisiyle, iletişim yetenekleriyle ve karar alma becerileriyle ekibinin önünü açıp yol gösteren yönetici, ekibini de başarıya taşır.
Yönetici ekibine liderlik ederken, ekibinin de yöneticisini doğru anlaması ve yöneticisini gerektiğinde yönlendirmeyi de bilmesi gerekir. Bunun için çalışanların yönetici ile doğru ve yerinde iletişim kurmayı bilmesi gerekir. Etkili ve doğru iletişim sadece yöneticiden beklenmemelidir. Eğer bir ekip varsa ve başarı birlikte elde edilecekse, ekip üyelerinin de hem birbirleriyle, hem de yöneticisiyle doğru iletişim kurmayı bilmesi şarttır.
Neden?
Yöneticiyi de yönetmeyi bilmek başarılı olmanın diğer bir kuralıdır.
Yöneticiyi yönetmek, öncelikle çalışanların yöneticinin kendisinden ne istediğini, ne beklediğini bilmesi ile başlar. Bunun için tabikî önce yönetici ekibiyle beklentilerini şeffaf bir şekilde paylaşmalıdır. Başarılı ekip liderleri veya profesyonel lider yöneticiler bunu zaten yaparlar. Ancak yönetici bunu net ve açık bir şekilde ifade etmemişse, ekip üyeleri kendilerinden beklentilerini yöneticisine sorarak öğrenmeli ve bunun için açık bir iletişim kurmaktan çekinmemelidir. Her zaman ister müşteriniz olsun, ister yöneticiniz, eğer onların beklentilerini karşılarsınız olumlu bir yansıma elde edersiniz. Beklentiyi bilmeden hareket etmek, boşa kürek sallamak ve zaman kaybetmektir.
Beklentilerini bildiğiniz yöneticinizi anlayabilirsiniz. Eğer yöneticinizi anlar ve önyargısız olarak onların isteklerine uygun davranış ve çalışma şeklinizi ayarlarsanız onları yönetmek için ilk adımı siz atarsınız. Yöneticiyi yönetmek için sonraki adım yöneticiniz tanımaktır. Bunun için hem gözlem yapmalı, hem de onun iş yapma ve davranış biçimini tanımalısınız. Yöneticileriniz nelerden hoşlanmaz? Nasıl bir kişiliktir? Mükemmeliyetçi, risk almayı seven, işleri delege edip sonuç getirilmesini bekleyen, her işi kendisi kontrol etmeyi seven, iş ve sonuç odaklı, sürekli kendini güncelleyen ve yeniliklere açık olmaya önem veren veya belli aşamalarda mutlaka bir görüşünün alınmasını isteyen birisi mi? Ya da bunlardan birkaç özelliği birden mi önemsiyor? Onu nasıl tanıdıysanız, sizden de aynı tarzda iletişim, iş yapma, işi tamamlama, işin sunumu ve iletişim şekli bekleyecektir. Aksi takdirde her zaman zorlanan siz olursunuz. Beklentiye göre hareket ettiğinizde istekleriniz, önerileriniz ve sunumlarınız ona hitap ettiği için, dinler, soru sorar, iletişimi daha istekli kurar ve hızlı kararlar alır.
Yöneticinizin de bağlı olduğu başka bir yönetici veya üst yönetim olduğunu unutmayın. Dolayısıyla yöneticinizde onlara karşı sorumlu olduğu için bazı davranışları, işi isteyiş şekli veya işin önceliği ondan istenene göre değişiklik gösterebilecektir. Yöneticinin de bir insan ve çalışan olduğunu unutmayın. Yani onunda üzerinde bir baskı, stres veya yoğunluk olacağını göz önüne alın. Bu nedenle bu tür durumlarda nasıl davranacaksınız, neye ihtiyacı vardır, nasıl yardımcı olabilirsiniz gibi temel destekleyici davranışları ona karşı göstermelisiniz. Onun ihtiyacı olduğu anda ona nasıl yardımcı olacağını sormaktan çekinmemelisiniz. Ya da bu tür durumlarda sizden bir şey istediğinde önceliğinizi ona vermelisiniz. O zaman o sizi dinler ve onunla normal zamanda doğru iletişim kurabilirsiniz. Bu sayede onun beklentilerini sorup, ona nasıl destek olabileceğinizi anlatabilirsiniz. Bunu yaptığınızda onu yönlendirme gücüne sahip olursunuz.
Yöneticinizin beklentisini bilmeden, ona göre davranış ve iş yapış biçiminizi düzenlemeden çalıştığınızda farkında olmadan yöneticinizi kızdırma veya kızgın hale getirme riskiyle karşılaşırsınız. Bu da onunla doğru iletişim kuramama, karşılıklı birbirini dinlememe ve önyargı doğmasına neden olabilir. Yöneticiyi kızdırmayı başardığınızda onu yönetme şansınız kalmaz. Yöneticiniz size kişisel olarak hakaret yapmadığı sürece hiçbir eleştiriyi kişiselleştirmeyin. En büyük hata alınganlık göstermek ve eleştiriyi kişisel algılamaktır. Tabi ki yöneticiler doğru, yapıcı bir ifadeyle ve mümkünse birebir eleştirilerini yapmalıdır. Ancak eleştiri veya kızgınlık kötü bir ifade ile bile yapılsa, hemen aşırı veya sert bir tepki gösterilmelidir. Yöneticinizi yönetmek istiyorsanız, o an sessiz kalıp, eğer doğru ve yapıcı bir eleştir de varsa bu eleştiri için teşekkür edip konuyu kapatmalısınız. Daha sonra birebir onun önerilerini veya beklentilerini tekrar öğrenecek bir diyalog imkanı yaratmalısınız ve onu tekrar dinlemelisiniz. O zaman sizi farklı yere konumlandırır ve sizin gelişiminizi daha net gözlemler. Buradaki olumlu izlenim sizin isteklerinizin ve görüşlerinizi yöneticiniz tarafından daha etkin dinlenilmesini sağlar.
Yöneticinizin iş yapış şeklini de tanımalısınız. Kısa ve öz sunumlar mı ister; tüm görüşlerinizin ve önerilerinizin bir veriye dayanmasını ve rakamsal olarak etkisini göstererek, öncelikli çözüm ve bunun eylem planını mutlaka görmek mi ister; detayı sever ve her anlattığınız konunun detaylarını mı görmek ister; alternatif fikirleri veya önerileri kıyaslamalı mı görmek ister; raporlamayı çok sever ve raporlarda en fazla iki sayfada her şeyin özetlemesini mi ister; acele ve hemen bir çözümü son anda mı ister, uzun toplantılar, fikir almalar, acele etmeden ikna edilerek karar vermek mi ister; düzenli bilgi almak ve raporlar üzerinden kısa sorularla önerilerinizi mi bilmek ister; büyük resme mi odaklanıp, sadece bazı ipuçlarını mı duymak ister?
Her yöneticinin burada saydığım gibi kendi kişiliğine veya bağlı olduğu yönetimin tarzına göre bir iş yapış biçimi vardır. Sizin ona verdiğiniz bilgiler, analizler, görüşler, raporlar veya öneriler onun iş yapış şekline uygun formatta değilse, onu yönetemez ve memnun edemezsiniz. Ne kadar uyumlu bir yaklaşımınız varsa o kadar hızlı sonuç alır, dinlenir ve dikkate alınırsınız. Yöneticinizden ne kadar hızlı ve ilk seferde onay alır veya işinizin gerektiği kararları çıkartırsanız, kendi işinizin istediğiniz gibi sonuçlanması açısından yöneticinizi yönetmekte o kadar başarılı olmuşsunuzdur.
Yöneticiler size verilen ve zamanında tamamlanması sizin sorumluluğunuzda olan işlerde kötü bir haber verilerek sürpriz yaşamak istemezler. Son anda yetişmedi veya olumsuz bir sonuç çıktı gibi haberler yöneticinizle aranızda güven problemi yaratır. Yöneticiniz de size verdiği işle ilgili üstlerine bir bilgi veya kendi analiziyle birlikte öngörüsünü sunmak zorundadır. O nedenle yöneticinin verdiği işin teslim zamanı gelmeden önce, geldiğiniz son nokta hakkında belli ara tarihlerde yöneticinizi ara ara bilgilendirmeyi bilmelisiniz. Geldiğiniz nokta ve ileriki adımlar için yöneticinizin görüşlerini almak; olası bir sorunda destek istemek; herhangi bir olumsuzluk veya süre gecikme ihtimali oluştuğunda hemen kendisine bilgi vermek ve öneri getirmek gibi davranışları yapmanız şarttır. Bu şekilde size kazanılan güven, iletişim kurma ve iş bitirme becerinizden dolayı yöneticiniz sizinle çalışırken rahat olacak ve bir risk ihtimalini görmeyecektir. Böylece sizi dinlemeye ve sizin fikirlerinize açık olmaya hazır olacaktır.
Yöneticinizin iş yoğunluğunu, toplantılarını, seyahatlerini, önemli randevularını mutlaka takip etmelisiniz. Onun daha keyif alarak yapmaktan hoşlandığı aktiviteleri veya onun daha çok kendisi için gün içerisinde ayırdığı zamanları gözlemlemelisiniz. Bir konuda görüş alırken, kendinize ait geri bildirim isterken veya ona karar verdirecek, onu ikna edecek konuları onunla görüşürken bu tür onun daha keyifli olduğu zamanları seçmelisiniz. Bazı yöneticiler akşam daha geç saatlerde sizi dinlemeye açık olur, o saatleri beklemelisiniz. Bazıları seyahat ederken çalışmak ve sohbetten hoşlanır, bu anları değerlendirebilirsiniz. Bazıları spor veya hobileri için yoğunlaştığı dönemlerde benzer hobi veya spor ile uğraşıyorsanız ortak bir aktivite yakalayarak onunla iletişim kurabilirsiniz. Yoğun bir günün içerisinde onu acil olmadığı sürece karar aldıracak konularla meşgul etmeyiniz. İki haftada veya ayda bir gün düzenli bir şekilde bir saat onunla toplantı ayarlayıp, bu toplantılarda da önemli konuları paylaşma fırsatını, isteklerinize göre sunum ve öneri getirme imkanını, görüş alma ve onun iş yapış şeklini öğrenme fırsatını ve birebir iletişim kurarken onu tanıma fırsatını kullanmanızı öneririm.
Yöneticiler şikayet ve bahane duymaktan hoşlanmazlar. Onlar çözüm odaklıdır ve sonuç isterler. Bu nedenle yöneticinize işin yoğunluğu, başka bir bölümün aksattığı bir iş, bir iş arkadaşınızın görevi zamanında yapmaması veya yanlış yapması, dış etkenler gibi farklı bahane veya suçlamalarla sizden beklediğini veremediğinizi ifade ettiğinizde, tamamen yetersiz olarak görülürsünüz ve artık onu yönetme şansınız kalmaz. Her zaman sorunla karşılaşacaksınız; ancak sorunu çözmek ve ilerlemek adına fikir geliştirmek, öneri getirmek, gerektiğinde kişileri zorlamayı ve kişilerden onlarla olumsuz tartışmalar yaşamadan iş almayı bilmelisiniz. Sizden yöneticinin beklediği budur.
Sizin çözemeyeceğiniz sorunlar önünüze çıkmış veya daha başka bir yöneticinin engeli ile karşılaşmış olabilirsiniz. Bu durumda sorunu ve çözüm önerinizi; ya da o ana kadar sorunu çözmek için yaptıklarınızı ve yöneticinizden hangi konuda destek beklediğinizi ona anında ulaşarak iletmelisiniz. Bu şekilde durumu şikayet etmek yerine, gerektiğinde yöneticinizden tıkandığınız noktadaki sorununuzun çözümü için önerilerinize ait destek isteyip yolunuza devam etmelisiniz.
İşinizi yaparken yaratıcılığınızı kullanmayı; yeni fikir ve yöntemleri denemeyi, yöneticinizin tarzına uygun sunum yapmayı; konuyla ilgili kişilerden fikir almayı, alternatif çözümler ve bunların fayda analizleriyle birlikte öncelikli önerilerinizi hazırlamayı ve zamanında teslim edecek şekilde işinizin aşamalarını belli tarihlere bölmeyi, o tarihlerde gecikmeler olursa tekrar değerlendirip önlem almayı veya bilgi vermeyi; sonuç odaklı, çözüm odaklı olmayı ve isteğe uygun bir iş sonucu çıkarıp çıkarmadığınızı analiz etmeyi her görev için mutlaka yapın.
İlkeli davranan; yöneticisini tanıyan, onun beklentilerini her defasında her iş için öğrenip dikkate alan; sonuç ve çözüm odaklı çalışan; yöneticinin tarzına ve kişiliğine göre doğru zamanda ve etkili iletişim kurabilen; gerektiğinde fikir, öneri ve destek alarak ve ara aşamalarda bilgi vererek iş yapma kültürüne sahip olan; zamanında işleri sonuçlandıran kişilerle çalışan bir yöneticinin büyük bir konforu oluşur. Yöneticinize sağladığınız bu konfor ve güven, sizin yöneticiniz tarafından önemsenmenize, dinlenmenize ve size güven duyulmasına olanak sağlar. Bunlara sahipseniz yöneticinizi yönetmeye başlamışsınız demektir.
